KIAT MENGEMBANGKAN PERPUSTAKAAN

Oleh : Wawan Hermawan, S.Pd.I

Kearah mana Pengembangan Perpustakaan Harus dilakukan?
Dasar pengembangan sebuah perpustakaan harus dilakukan berdasarkan kebijakan dari lembaga, kecuali jika perpustakaan tersebut bersifat independen. Dasar utama yang harus menjadi landasan adalah visi dan misi lembaga. Perpustakaan harus berperan mendukung tercapainya visi dan misi ini. Dengan visi dan misi yang jelas, maka dapat dibuat sebuah ukuran atau indikator keberhasilan yang harus dicapai dalam pengembangan.

Apa yang harus dikembangkan?
Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu :
- Koleksi
- SDM pustakawan dan tenaga administrasi
- Jenis dan bentuk layanan
- Cakupan pengguna (komunitas lokal – regional – nasional – dst.)
- Fasilitas pendukung (gedung dan alat)
Prioritas diberikan pada komponen yang paling mendukung target pengembangan lembaga.

Apa yang diperlukan untuk pengembangan?
Pada setiap kegiatan pengembangan, dibutuhkan pendukung utama untuk menjamin keberhasilan. Pendukung pertama adalah dana (fund). Pendukung kedua adalah perencanaan (planning) dimana di dalamnya sudah dimuat tujuan masing-masing kegiatan, ukuran capaian, bentuk program. Pada perencanaan juga disebutkan kapan setiap tujuan harus tercapai. Pendukung utama ketiga adalah sumber daya manusia pengelola perpustakaan (manajer, pustakawan, klerk) yang mengetahui peran masing-masing sehingga akan bersedia bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan/ tertundanya pencapaian tujuan.

Mulai Darimana?
Langkah pengembangan sebaiknya dimulai dari kesepakatan bersama dari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari pimpinan lembaga, pengelola perpustakaan sampai pada pengguna. Semua komponen harus sepakat tentang apa yang akan dikembangkan, serta konsekuensi yang harus dihadapi akibat pengembangan (misalnya, suasana baru dan berbeda). Dengan demikian semua komponen akan bergerak pada arah yang sama, tidak membuat arah sendiri-sendiri.

1. Buatlah SWOT analyses
Untuk dapat mengukur keberhasilan dari kegiatan pengembangan diperlukan ukuran yang ditentukan sendiri oleh lembaga berdasarkan kondisi yang ada. Caranya adalah dengan membuat analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat), yaitu melihat apa yang menjadi KEKUATAN (S), apa KELEMAHAN (W), KESEMPATAN (O), ANCAMAN (T).

2. Tentukan sasaran dengan ukuran (standar) capaian yang jelas
Ukuran keberhasilan yang dibuat berdasarkan tujuan yang disusun dengan mengacu pada analisis SWOT. Ukuran yang dibuat haruslah rasional agar tingkat keberhasilannya menjadi sangat tinggi. Jika memungkinkan, ukuran keberhasilan sebaiknya berupa angka (kuantitas). Jika tidak, dapat juga dengan ukuran kualitas, contohnya: Di ruang layanan akan terpasang 5 komputer on-line, dll
Dengan ukuran yang jelas maka seorang pemimpin akan bisa membuat target minimal yang bisa dicapai dan dapat membuat evaluasi tentang tingkat keberhasilan.




3. Susun program
Setelah jelas ukuran capaian, buatlah program untuk mencapai target yang ditetapkan, misalnya:
1. Kerjasama dengan perusahaan untuk pengadaan komputer baru untuk bidang pelayanan.
2. Menyusun program dengan dinas terkait. Misal dinas pendidikan, dll
2. Peningkatan kualitas SDM / karyawan
3. Lokakarya Revitalisasi Layanan Perpustakaan
Yang harus diingat adalah bahwa semua program harus mengacu pada kebijakan lembaga agar mendapat dukungan (-paling tidak- dukungan moral) dari lembaga. Selain itu juga tetap memperhatikan hasil analisis SWOT sebagai acuan penyusunan program.

4. Susun anggaran
Selanjutnya adalah menghitung anggaran yang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengembangan. Dasar anggaran dapat ditetapkan berdasarkan ketersediaan anggaran/ anggaran yang disediakan, atau berdasarkan tujuan yang harus dicapai yang berdampak pada program yang akan dibuat. Seluruh butir anggaran harus dihitung dengan cermat sehingga tidak ada yang terlewati agar tidak ada kegiatan yang harus dihentikan karena kekeliruan pengitungan dana.

5. Tetapkan waktu
Setelah itu tetapkan waktu yang pasti tetapi rasional untuk setiap program yang akan dilakukan. Pilih mana saja program yang dapat dijalankan secara paralel, dan mana yang harus dilakukan berurutan/ satu demi satu. Dengan penetapan waktu ini maka pembagian kerja akan semakin jelas mudah dilakukan karena tidak akan terjadi benturan waktu pengerjaan program dan pustakawan yang harus merangkap garapan. Sepertinya penentuan waktu adalah sesuatu yang sederhana. Padahal kekeliruan penentuan waktu bisa membuat sebuah program tidak terlaksanakan dengan sempurna karena alokasi yang keliru (terlalu lama atau terlalu sebentar). Kemudian tanpa ukuran waktu, manajer tidak bisa menuntut timnya untuk bergerak cepat.


Bagaimana Mendapatkan Dukungan?
a. Tunjukkan hasil
Pada era sekarang ini berlaku prinsip:” Bantulah Mereka Yang Sudah Mampu”. Maka untuk mendapatkan dukungan, sebuah perpustakaan harus mampu menunjukkan apa yang telah dicapainya dengan kondisi yang ada. Semua capaian ini harus tertuangkan dalam sebuah laporan yang lengkap, baik laporan kuantitatif maupun laporan kualitatif. Kemukakan komponen yang dimiliki, apa yang sudah berhasil dan apa yang sedang dilakukan, terutama bagaimana perpustakaan telah banyak berperan dalam mendukung program lembaga penaung sebagai stake holder. Kemudian juga tingkat pemanfaatan oleh pengguna pada semua layanan yang disajikan.

b. Ajukan permohonan dukungan ‘tambahan’
Dengan memperlihatkan kemajuan yang telah dicapai, permohonan dukungan tidak lagi bersifat mengemis karena tidak punya dan belum berbuat apa-apa, tetapi lebih berupa permohonan untuk ‘menambah’ apa yang telah dimiliki agar perpustakaan lebih mampu bergerak maju.

c. It’s not for us. It’s for YOU!
Pada setiap pengajuan permohonan, perpustakaan tidak boleh memikir-kan diri sendiri tentang apa yang akan dirasakan oleh perpustakaan, tetapi lebih berorientasi pada manfaat yang dapat diperoleh lembaga atau sponsor, atau badan lain yang diajak bekerja sama, jika perpustakaan bisa berkembang. Sederhananya:” perkembangan ini bukan untuk kami (perpustakaan), tetapi untuk anda yang telah mendukung.” Sebutkan dengan jelas perubahan dan kemajuan yang akan terjadi pada lembaga dengan memiliki perpustakaan yang berkualitas.